Cómo hacer un Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio para tu empresa, te enseñamos paso a paso

En un mundo cada vez más interconectado y dependiente de la tecnología, la ciberseguridad y la protección de los elementos de una empresa son más importantes que nunca. Un plan de contingencia y continuidad de negocio es una herramienta esencial para enfrentar y superar desafíos inesperados y garantizar la estabilidad operativa en situaciones críticas.

En este artículo, hablaremos sobre ello, sobre los elementos clave para crear un plan efectivo que proteja a las empresas contra interrupciones y pérdidas de información.

¿Qué es un Plan de Contingencia y Continuidad de negocio?

Un Plan de Contingencia y Continuidad de Negocio es una estrategia y conjunto de acciones diseñadas para anticiparse y responder a situaciones adversas o eventos inesperados que podrían interrumpir o afectar negativamente las operaciones normales de una empresa. El objetivo principal de este plan es minimizar el impacto de los riesgos identificados y garantizar la continuidad de las actividades comerciales, permitiendo que la organización se recupere rápidamente y siga funcionando en situaciones de crisis.

Este plan abarca una serie de medidas y procedimientos específicos que deben implementarse en caso de que ocurra algún evento disruptivo, como ciberataques o desastres naturales.

¿Cómo hacer un plan de continuidad del negocio paso a paso?

Cuando hacemos un Plan de Continuidad de Negocio, debemos ser conscientes de la importancia de sus cuatro fases, las cuales vamos a ver a continuación:

Evaluación o análisis de la organización

En esta fase comienzan las reuniones con el objetivo de fijar algunas claves como las dependencias de los proveedores, las aplicaciones y softwares usados y los datos que se necesitan para ejercer cada tarea. Después estableceremos el impacto sobre el negocio (BIA) que esto tiene. Este documento contendrá los requisitos temporales y de recursos de los procesos dentro del alcance y, junto con el Análisis de Riegos define las iniciativas a implantar para recuperar los procesos en situación de contingencia. Para cada proceso analizado, han de obtenerse los siguientes datos:

Llega el punto del Análisis de riesgos. Ya tenemos mucha información, ya sabemos el impacto que cada actividad tiene sobre la empresa y toca lo dicho, analizar los riesgos. Debemos determinar las amenazas que implican una indisponibilidad de los procesos y la probabilidad del impacto. Estos dos factores se relacionan para establecer prioridades.

Ahora se establece un plan de tratamiento de riesgos para, como hemos dicho, establecer esas prioridades de actuación. Estos son los diferentes riesgos a los que puede hacer frente una empresa con un plan de contingencia y continuidad:

• Ciberataques: La creciente sofisticación de los ciberataques representa un riesgo significativo para las empresas. Los ataques de ransomware, phishing y malware pueden causar interrupciones en las operaciones, pérdida de datos y daño a la reputación de la organización.

• Desastres Naturales: Eventos como terremotos, inundaciones, huracanes o incendios pueden tener un impacto devastador en las instalaciones y recursos de la empresa, lo que resulta en la paralización temporal o permanente de las operaciones.

• Fallas de Infraestructura: Las fallas en el hardware, software, redes o sistemas de energía pueden generar pérdida de productividad y acceso a datos críticos, afectando la continuidad de las actividades comerciales.

• Problemas de Suministro y Cadena de Suministro: Interrupciones en la cadena de suministro, como escasez de materias primas o retrasos en la entrega de productos, pueden afectar la producción y la capacidad de cumplir con las demandas del mercado.

• Amenazas Internas: Las acciones maliciosas o negligentes de empleados internos pueden causar daño intencional o accidental a la empresa, incluyendo pérdida de datos, robo de propiedad intelectual y violación de la seguridad de la información.

• Ruptura de Servicios Críticos: La interrupción de servicios esenciales, como electricidad, agua o comunicaciones, puede afectar gravemente la operatividad y la capacidad de responder adecuadamente a situaciones de crisis.

• Cambios Legales y Regulatorios: Cambios inesperados en las leyes y regulaciones pueden requerir ajustes significativos en la operación y el cumplimiento de la empresa, lo que podría impactar negativamente en la continuidad de los negocios.

• Eventos de Salud Pública: Epidemias o pandemias, como se ha evidenciado con la COVID-19, pueden afectar drásticamente la capacidad de la empresa para operar normalmente y requerir medidas especiales para proteger la salud de los empleados y clientes.

• Daños a la Reputación: Escándalos, mala gestión de crisis o incidentes de seguridad pueden dañar la reputación de la empresa, afectando su posición en el mercado y la confianza de los clientes y socios comerciales.

• Falla en Proveedores Clave: La dependencia de proveedores críticos puede representar un riesgo si estos enfrentan problemas financieros o operativos que impacten la cadena de suministro.

Planificación del Plan de Contingencia y Continuidad

La Planificación del proceso correo a cargo de la implantación de las iniciativas. En esta fase elaboraremos un Plan de Crisis para evitar que se tomen decisiones incorrectas. Como veremos en la imagen, este plan recoge todos los elementos necesarios para una buena gestión de crisis:

Una vez superada la etapa inicial de la crisis, es crucial llevar a cabo una evaluación para determinar el alcance exacto del problema y así activar los Planes Operativos de Recuperación correspondientes. Estos planes contienen información específica para cada entorno afectado y pueden abarcar sistemas independientes, como un ERP o el correo electrónico. Al poner en marcha estos planes, cada infraestructura afectada iniciará su proceso de recuperación, siguiendo los procedimientos técnicos establecidos en la estrategia de continuidad.

Prueba de viabilidad del Plan de Contingencia y Continuidad

Una vez tenemos todos los riesgos establecidos, todo planificado y preparado para ser lanzado, debemos realizar algun tipo de prueba. En este sentido, debemos tener en cuenta los siguientes aspectos:

• Realiza la comprobación de que, ante una caída de la electricidad, el sistema de alimentación ininterrumpida entra en funcionamiento.
• Verificar los tiempos de recuperación de los posibles repositorios de documentos de la empresa.
• Recuperación de las aplicaciones críticas del negocio y sus datos.
• Acceso remoto desde una ubicación difernte.
• Si disponemos de entornos replicados o en configuración de clúster, debemos garantizar que ambos elementos pueden funcionar de manera independiente, y que ante la caída de uno de ellos, el otro dispositivo funciona correctamente.

Ejecución, mantenimiento y concienciación

Una vez tenemos todo listo y probado, ya podremos ejecutar nuestro Plan de Contingencia y Continuidad empresarial, aunque no por ello podemos olvidarnos de él, pues necesita de un mantenimiento. Cuando hablamos de mantenimiento, nos referimos al propósito de tener siempre la información actualizada ante posibles cambios, ya que pueden ser determinantes para ejercer cambios en el Plan de Contingencia.

En la última fase de implementación del Plan de Continuidad de Negocio TIC, resulta esencial llevar a cabo, también, tareas que aumenten la concienciación del personal, tanto del equipo implicado en los procesos de negocio como del personal de TI. Para lograrlo, se debe desarrollar un proceso de concienciación que incluya la descripción detallada de los elementos utilizados en la continuidad, como el análisis de impacto en el negocio, el plan de crisis y las estrategias de recuperación, entre otros.

También es importante abordar aspectos como las responsabilidades y las pruebas que deben realizarse. El enfoque debe dirigirse tanto al personal técnico como al personal de negocio involucrado en los procesos críticos dentro del alcance del plan.

¿Cómo se determinan los RTO y RPO?

Los RTO (Recovery Time Objective) establecen el tiempo máximo para la recuperación de operaciones, mientras que los RPO (Recovery Point Objective) definen el período de tiempo máximo aceptable para la pérdida de datos. Ambos se determinan en función de la criticidad de los sistemas y la tolerancia a la pérdida de datos de la empresa.

¿Cuál es la diferencia entre el plan de contingencia y el plan de continuidad?

El plan de contingencia se centra en las medidas preventivas y reactivas para mitigar riesgos y manejar crisis. Mientras tanto, el plan de continuidad de negocio se enfoca en garantizar la continuidad operativa en el caso de una interrupción, con objetivos claros para la recuperación de operaciones y la protección de activos.

¿Qué elementos debe incluir un ejercicio de simulación?

Un ejercicio de simulación debe incluir la activación del plan de contingencia en un escenario realista, la evaluación del tiempo de respuesta del equipo, la revisión de protocolos de actuación y la identificación de posibles áreas de mejora.

Conclusiones

Un plan de contingencia y continuidad de negocio es una herramienta esencial para proteger a las empresas de los riesgos y garantizar su supervivencia en situaciones adversas. Con una planificación sólida y un enfoque proactivo, las organizaciones pueden enfrentar desafíos con confianza y mantener su resiliencia en un entorno empresarial en constante cambio.